KUVAUS HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMISTA

Laadittu 01.05.2018

1 REKISTERINPITÄJÄ
  • Fiarone Oy
  • Y-tunnus: 2342645-0
  • Rieskalähteentie 55-57
  • 20300 Turku
  • Puh. +358 20 764 9700
  • 2 YHTEYSTIEDOT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
  • Puh: +358 20 764 9700
  • Sähköposti: info@fiarone.com
  • 3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

    Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Fiarone Oy:n ja asiakasorganisaation välinen sopimus asiakassuhteesta tai muu asiallinen yhteys, joka perustuu esimerkiksi rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

    Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa Fiarone Oy:n toimesta:

  • • Fiarone Oy:n ja asiakasorganisaation välisen asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden hoitaminen ja ylläpito.
  • • Henkilötietoja voidaan Fiarone Oy:n toimesta käsitellä myös muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien, tarpeellisten toimenpiteiden yhteydessä.
  • • Markkinoinnin mahdollistaminen, kehittäminen ja seuranta.
  • • Fiarone Oy:n palveluiden suunnitteleminen, tarjoaminen, tuottaminen ja toimittaminen.
  • • Lisäksi henkilötietoja käsitellään laskutuksen, tilausten, yhteydenottojen, rekrytoinnin ja raportoinnin tarpeisiin.
  • 4 KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

    Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat Fiarone Oy:n asiakkaana olevat tai aiemmin olleet asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöt sekä Fiarone Oy:hyn muulla tavoin yhteydessä olleet henkilöt.

    Tietoja, joita rekisteröidyistä tallennetaan voivat olla seuraavia:

  • • Perustiedot kuten etu- ja sukunimi, työnantaja- ja nimiketiedot. (Myös Fiarone Oy:llä vierailevien henkilöiden perustiedot)
  • • Yhteystiedot kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
  • • Fiarone Oy:n ja asiakasorganisaation väliseen yhteydenpitoon liittyvät tiedot, sekä yhteydenotoista tallennetut mahdolliset asiakkaan itse tuottamat sisällöt.
  • • Fiarone Oy:n palveluiden tuottamiseen tarvittavat lokitiedot ja verkkoliikenteen tunnistetiedot.
  • • Teknisten valvontajärjestelmien keräämät tiedot, kuten lokitiedot, verkkoliikenteen tunnistetiedot, kameravalvontajärjestelmän tallenteet.
  • • Rekrytointiin liittyvä tiedot kuten ansioluettelon ja työhakemuksen sisältämät tiedot.
  • 5 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

    Fiarone Oy säilyttää henkilötietoja rekistereissään vain vaaditun ajan ja kunnes olemassa oleva peruste henkilötietojen säilömiselle päättyy. Säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.

    6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

    Tietoja saadaan ensisijaisesti julkisista lähteistä, rekisteröidyltä itseltään, automaattiseen seurantaan ja valvontaan tarkoitetuista teknisistä järjestelmistä sekä asiakkuuteen ja viestintään liittyvistä tapahtumista.

    7 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

    Henkilötietoja ei luovuteta Fiarone Oy:n lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuottamiseen, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten, kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön rajoissa.

    Asiakastietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

    8 HENKILÖTIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

    Fiarone Oy on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet suojatakseen henkilötiedot kaikissa käsittelyvaiheissa sekä vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta väärinkäytöltä ja pääsyltä. Fiarone Oy:n kaikki mahdolliset manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa sijainneissa, joihin on pääsy vain nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävien järjestelmien tai digitaalisen aineiston käyttöön ovat oikeutettuja vain henkilöt, joilla on työnkuvansa perusteella oikeus henkilötietoja käsitellä. Kaikki henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitosopimuksella vaitioloon ja henkilötietojen luottamukselliseen käsittelyyn sidottuja.

    Henkilötietojen suojauskeinoja ovat mm. hallitut käyttöoikeuksien myöntämiset ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön säännöllinen kouluttaminen. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot sijaitsevat palvelimilla, jotka ovat suojatuissa ja lukituissa tiloissa. Lisäksi henkilötiedot on suojattu asianmukaisin palomuurein, salasanoin ja muin teknisin kontrollein.

    9 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET
    Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia

    Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa käsittelytoimia, joita Fiarone Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Fiarone Oy:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän dokumentin kohdan 10 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Fiarone Oy voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

    Oikeus saada pääsy tietoihin

    Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Fiarone Oy:n asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän dokumentin kohdan 10 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. 

    Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. 

    Korjauspyyntö virheellisestä, tarpeettomasta, puutteellisesta tai vanhentuneesta tiedosta tehdään tämän dokumentin kohdan 10 mukaisesti.

    Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Fiarone Oy:tä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Fiarone Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

    Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

    Niiltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

    Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Fiarone Oy ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

    10 YHTEYDENOTOT

    Kaikissa tähän dokumenttiin koskevissa kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa yhteyttä tulee ottaa kohdassa 2 mainittuun tahoon.

    Fiarone Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään ja rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan ennen toimenpiteisiin ryhtymistä.

    11 KÄSITTELYTOIMIEN MUUTTAMINEN

    Kehitämme palveluitamme jatkuvasti, joten pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tämän dokumentin sisältämiä tietoja erillisellä ilmoituksella. Muutokset voivat perustua myös muutoksiin lainsäädännössä. Suosittelemme tutustumaan dokumentin sisältöön säännöllisesti.